Minggu, 18 November 2018
Home / Artikel / Google Apps for Education di Sekolah YBHK
Google Apps for Education
Google for Education. https://www.google.co.id/edu/

Google Apps for Education di Sekolah YBHK

Komputasi awan atau lebih dikenal dengan cloud computing merupakan salah satu bentuk layanan teknologi menggunakan jaringan internet yang saat ini sedang populer dan digunakan oleh institusi dan banyak lembaga pendidikan, termasuk Yayasan Bunda Hati Kudus (YBHK) dan unit sekolah YBHK. Jenis layanan komputasi awan yang gratis dan dapat digunakan oleh sekolah adalah Software as Service, dengan penyedia layanan saat ini yang populer yaitu Google Apps for Education dan Office 365 for Education. Komputasi awan memberikan manfaat dalam kaitan paperless office/school, kolaborasi, publikasi dan peningkatan media pembelajaran secara online. Hasil analisis terhadap fungsionalitas, fitur dan keunggulan serta pengguna, YBHK menggunakan Google Apps for Education. Layanan komputasi awan dengan Google Apps for Education yang saat ini sudah diaktifkan untuk unit Sekolah YBHK meliputi: Kelas, Email, Drive, Kalender, Dokumen, Spreadsheet, Slide, Plus, Foto, Video, Hangout, Sites dan Google Places. Diharapkan manfaat yang diperoleh dengan pendayagunaan Google Apps for Education dapat menjadi bahan pertimbangan para pengambil keputusan, siswa, guru, karyawan dan segenap keluarga besar unit sekolah YBHK dalam pemanfaatan TIK di sekolah.

Domain sekolah dan yayasan semuanya telah diaktifkan dengan Google Apps for Education, yaitu tarsisius1.sch.id, damai.sch.id, tarsisius2.sch.id, vianney.sch.id, tarsisius-vireta.sch.id, bhk.sch.id, dan ybhk.or.id. YBHK dan sekolah-sekolahnya menggunakan Google Apps for Education sejak pertama mendaftarkan domain resmi sekolah, mulai aktif digunakan sejak tahun 2007.

Alasan Penggunaan Google Apps for Education

Berdasarkan hasil analisis terhadap fitur dan kelebihan yang ditawarkan oleh Google Apps for Education dan Office365 for Education, serta kisah sukses pengguna dua layanan free komputasi awan tersebut, penulis berpendapat bahwa layanan yang terbaik saat ini serta sesuai dengan kebutuhan unit sekolah YBHK adalah Google Apss for Education, dengan beberapa pertimbangan sebagai berikut:

  1. Saat ini semua unit sekolah sudah mengimplementasikan layanan Google Apps for Education sejak mulai adanya situs web sekolah dan sudah dikenal oleh publik (tahun 2007). Perubahan ke penyedia layanan yang lain berarti harus memigrasikan semua data, diantaranya email unit sekolah, pimpinan sekolah, DNS untuk Google Apps. Dalam hal ini maka semua pengguna email harus membackup datanya masing-masing dengan memforward ke email pribadi dengan domain (gmail.com atau yahoo.com). Pada permulaan menggunakan layanan ini pada tahun 2007, kuota yang diberikan untuk masing-masing pengguna adalah 5 GB, dan terus berkembang hingga sekarang menjadi 30 GB kuota email per pengguna. Selain waktu, maka untuk proses migrasi memerlukan dukungan semua pihak agar tidak ada data yang terhapus.
  2. Gratis. Untuk menggunakan semua fitur yang disediakan di Google Apps for Education sama sekali tidak dibutuhkan biaya bagi lembaga maupun pengguna tingkat akhir, dalam hal ini adalah siswa dan guru serta karyawan YBHK. Hal ini akan berlangsung untuk seterusnya, seperti disebutkan dalam perjanjian layanan Google Apps for Education yang dipublikasikan oleh Google. Berbeda dengan Office 365 for Education, untuk mendapatkan layanan yang lebih banyak (minimal mendekati Google Apps for Education, maka lembaga dan siswa serta guru juga dikenakan biaya yang dibayarkan per bulannya.
  3. Fitur Google Apps for Education jauh lebih banyak dan sesuai dengan kebutuhan, serta umumnya fitur tersebut sudah digunakan oleh pengguna di YBHK dalam kehidupan sehari-hari, sehingga akan memudahkan dalam implementasinya di unit sekolah. Salah satu fitur yang lebih baik adalah ketersediaan space untuk pengguna yang lebih besar, yaitu 30GB.
  4. Layanan selalu online. Dapat diakses dari berbagai perangkat, baik yang berjalan dengan Google maupun Windows phone. Dan kedepannya memungkinkan untuk dilakukan pengembangan sistem informasi bagi unit sekolah YBHK dengan membuat aplikasi mobile yang berjalan di android.
  5. Kehadiran sistem operasi mobile serta aplikasinya yang dikenal dengan Android merupakan kenyataan yang tidak dapat dipungkiri, bahwa Google lebih unggul dalam menyediakan layanan komputasi awan. Berdasarkan hasil kajian yang penulis lakukan dari statisitik kunjungan pengunjung situs web Yayasan dan 5 unit sekolah YBHK, sistem operasi Android menduduki peringkat ke-2, dengan kata lain bahwa pengunjung situs cukup banyak yang menggunakan Android dalam upaya memperoleh informasi dari situs web tersebut. Dan karena sistem operasi yang digunakan adalah Android, otomatis sebagian aplikasi yang ada pada perangkat smartphone merupakan aplikasi Google. Contoh sederhana, bahwa agar dapat menginstal sebuah aplikasi di perangkat Android, maka kita wajib memilik account Google. Seperti kita ketahui, bahwa Android merupakan sistem operasi gratis yang dibuat oleh Google dan paling banyak digunakan dalam perangkat smartphone di seluruh dunia [Wikipedia]
  6. Kita tidak perlu membeli dan mengatur hardware apapun. Karena Google Apps for Education adalah aplikasi berbasis web, kita tidak perlu mendownload, menginstall, updating atau membeli software lagi ketika versi baru dirilis.
  7. Unit sekolah YBHK dan Yayasan bisa menggunakan alamat domain kita sendiri untuk alamat-alamat email dan website saat kita menggunakan Google Apps for Education, seperti yang sudah kita lakukan selama ini.
  8. Google menjamin tingkat kehandalan sistem Google Apps for Education yang mencapai 99.9%. Dengan kata lain, layanan Google sangat terjamin dan kecil sekali kemungkinannya mengalami collaps.
  9. Google menyediakan online support secara gratis dan memberikan 24/7 support (termasuk support melalui telepon) untuk pelanggan Premier Edition dan Education Edition.
  10. Single Sign-on memudahkan pengguna Google Apps for Education untuk login dalam satu kali saja untuk mengakses semua aplikasi Google dan juga sekaligus akses ke intranet yayasan atau sekolah yang terhubung sebagai suatu sistem tersendiri.

Jenis Layanan Google Apps for Education

Berikut ini daftar layanan yang sudah diaktifkan serta pemanfaatan yang dapat digunakan dalam lingkup unit sekolah YBHK. Tidak semua layanan diaktifkan, disesuaikan dengan kebutuhan pengguna serta melakukan tahapan pengembangan agar memperoleh hasil yang lebih maksimal.

Aplikasi Google Apps for Education

Google Email
Penggunaan Google mail dengan domain sekolah dimana masing-masing unit kerja saat ini diberikan sejumlah 5000 pengguna dan dapat terus ditambahkan untuk masing-masing unit sekolah dan kantor Yayasan, format email menggunakan nama masing-masing domain unit sekolah. Dengan demikian semua siswa, guru dan karyawan dapat menggunakan layanan ini untuk sekarang dan seterusnya. Di dalam Google Email terdapat fasilitas Kontak, yang memungkinkan untuk menambahkan kontak semua pimpinan sekolah dan pengguna layanan yang digunakan secara bersama-sama, sehingga sangat mempermudah dalam berkomunikasi antar sekolah YBHK.

Google Classroom (Kelas)
Google Kelas adalah layanan baru Google Apps for Education yang diluncurkan Google tahun 2014, merupakan platform blended learning bagi sekolah yang bertujuan untuk menjadi sistem pendidikan paperless. Kelas membantu guru menghemat waktu, menjaga kelas tetap teratur, dan meningkatkan komunikasi dengan siswa. Kelas tersedia untuk siapa pun yang memiliki akun Google Apps for Education, perangkat produktivitas gratis yang meliputi Gmail, Drive, dan Dokumen. Kelas dirancang untuk membantu pengajar membuat dan mengumpulkan tugas tanpa kertas, termasuk fitur yang menghemat waktu seperti kemampuan untuk membuat salinan Google Dokumen secara otomatis bagi setiap siswa. Kelas juga dapat membuat folder Drive untuk setiap tugas dan setiap siswa, agar semuanya tetap teratur. Siswa dapat melacak setiap tugas yang hampir mendekati batas waktu pengumpulan di laman Tugas, dan mulai mengerjakannya cukup dengan sekali klik. Pengajar dapat melihat dengan cepat siapa saja yang belum menyelesaikan tugas, serta memberikan masukan dan nilai langsung di Kelas. Dengan aplikasi seluler untuk Android, siswa dan guru dapat melihat kelas dan berkomunikasi dengan teman sekelasnya dalam waktu nyata. Siswa dapat membuka tugas dan mengerjakannya langsung dari ponsel atau tablet. Guru dapat melacak siswa yang telah menyerahkan tugas dan langsung memeriksanya – di sekolah maupun di perjalanan.

Google Drive (Dokumen, Spreadsheet, Presentasi, Formulir)
Di dalam Google Drive, terdapat layanan aplikasi Office (perkantoran), mulai dari pengolahan kata (word processor), pengolahan lembar kerja (spreadsheet) dan persentasi (presentation) serta formulir online.
Dokumen, Pengolah Angka dan Presentasi dapat dilakukan oleh siswa dan guru maupun karyawan untuk melakukan diskusi dan Kolaborasi Pengerjaan Dokumen. Dengan Google Drive, kita bisa mengerjakan tugas secara berkelompok tanpa harus bersempit-sempit di depan satu komputer. Dengannya, kita juga tak perlu lagi memiliki dokumen terpisah-pisah yang nantinya harus disambungkan secara manual. Google Drive memungkinkan beberapa orang berkolaborasi dalam satu dokumen yang sama secara real-time. Mereka bisa saling melihat perubahan dan melakukan diskusi. Perdebatan dalam pengerjaan tugas pun bisa tetap dilakukan meskipun anggota kelompok tidak saling bertemu.
Selain itu fitur Formulir Online dapat digunakan untuk melakukan survei, dengan cara menyebarkan kuesioner. Dengan Google Forms, kita bisa menggelar survei itu secara online, seperti yang dilakukan saat ini di unit Sekolah YBHK untuk mengumpulkan data tentang kepuasan pelanggan tahun 2014. Keunggulan survei online adalah, data yang terkumpul bisa langsung diolah dan dipantau.

Google Kalender
Manajemen Waktu. Dengan Google Kalender, seorang siswa bisa menjaga kontak dengan temannya dan berbagi kegiatan yang akan dilakukan bersama. Kalender juga berguna untuk menjaga agenda sehari-hari siswa sehingga tidak ketinggalan jadwal pelajaran ataupun pengerjaan tugas. Salah satu hal yang bisa dilakukan oleh sekolah yang menerapkan Google Apps for Education adalah mengintegrasikan kalender akademik, hingga jadwal pelajaran dan tenggat tugas dengan aplikasi Google Kalender. Jika dilakukan, hal itu tentu akan makin memudahkan siswa mengatur waktu masing-masing.
Penggunaan di unit sekolah YBHK adalah untuk membuat kalender kegiatan dan kalender pendidikan. Kalender ini juga dapat diakses oleh siswa, guru dan orang tua melalui aplikasi calendar di perangkat smartphone android. Tujuan penggunaan kalender dengan Google adalah selain kolaborasi jadwal kegiatan secara online, akan mempermudahkan dalam menelusuri kegiatan yang ada di sekolah. Kalender ini juga diintegrasikan dengan mesin pencari Google dan Google Places, sehingga mudah ditemukan dan merujuk ke lokasi sekolah di Google Maps.

Google photo
Merupakan layanan untuk menyimpan foto yang memiliki kuota 30 GB untuk tiap pengguna. Layanan ini digunakan dalam semua situs web sekolah dan yayasan untuk menampilkan foto baik di artikel maupun di galeri foto. Bisa dilihat pada semua situs web YBHK (kantor Yayasan dan unit Sekolah).

Google Plus
Google+ memberikan kita cara baru untuk melakukan publikasi secara online dan berbagi dengan rekan kerja dan guru dengan siswa ataupun siswa dengan siswa, ataupun sekolah dengan orang tua dengan membangun jaringan dalam sosial media di Google. Di unit sekolah YBHK saat ini sudah memiliki official Google Plus, yang dapat diakses menggunakan perangkat smartphone android, dimana semua publikasi yang ditulis di web sekolah akan diforward ke official Google Plus ini.

Google Video
Hampir semua dari pengguna internet sudah mengenal Youtube, tempat kita menemukan berbagai video yang diunggah pengguna internet dari seluruh dunia. Youtube merupakan bagian dari Google Apps for Education yang terintegrasi dan memberikan kemudahan saat kita mempublikasikan video melalui official Google Plus unit sekolah. Aplikasi ini juga digunakan dalam situs web unit sekolah dan yayasan untuk menampilkan daftar video masing-masing sekolah.

Google Hangout
Percakapan kapan saja dan di mana saja. Dengan Hangouts, kita dapat melakukan chat grup dan mengubahnya menjadi percakapan video atau audio dengan mudah langsung di laptop, ponsel, atau tablet. Kita dapat menjadwalkan Hangout dari Kalender, mulai chat dari kotak masuk, atau berkolaborasi mengerjakan file Google Drive saat rapat video berlangsung untuk menyelesaikan daftar tugas Anda dengan lebih cepat. Google hangout selalu terhubung dan hemat waktu, memungkinkan kita terhubung dengan tim global tanpa menghabiskan waktu untuk bepergian atau menghabiskan uang untuk perangkat keras khusus. Nyaris bagaikan sedang berada di dalam ruangan yang sama.

Google Sites
Dengan Google Sites dan Blogger, siswa dan guru bisa membangun situs blog untuk menampilkan kegiatan ataupun informasi lainnya. Google Sites juga memungkinkan integrasi dengan aplikasi Google lainnya, seperti Docs, Spreadsheet, atau Forms.

Google Places
Layanan Google Places digunakan untuk menambahkan peta lokasi unit sekolah dan yayasan di Google Map, sehingga mempermudah siswa, calon siswa, orang tua, maupun siapa saja dalam menemukan lokasi dan arah menuju ke sekolah menggunakan aplikasi Google Map dari perangkat yang terhubung ke internet.

Pendidikan dan sekolah harus berubah. Teknologi menjadi faktor perubahan dan membuka semua kemungkinan untuk meningkatkan kualitas proses belajar mengajar. Siswa perlu diajak untuk ikut berpartisipasi, terlibat dan berkontribusi pada apa yang akan mereka pelajari dan siswa juga memerlukan lebih banyak layanan teknologi dari sekolah mereka. Hal yang sangat penting adalah perubahan yang dilakukan tidak hanya untuk memenuhi kehausan mereka akan teknologi dan pengetahuan, tetapi juga untuk menyiapkan mereka untuk mampu menjawab kebutuhan di tempat kerja dimasa akan datang. Jargon-jargon selama ini yang sering kita dengar seperti pendidikan sepanjang hanyat, belajar dimana saja, belajar kapan saja, belajar dengan siapa saja, dan sebagainya semakin nyata terwujud dengan teknologi komputasi awan ini. Dengan adanya layanan teknologi free komputasi awan dengan Google Apps for Education ini diharapkan dapat meningkatkan competitiveness pendidikan TIK di unit sekolah YBHK. Sehingga siswa tidak hanya mengenal perangkat lunak seperti Microsoft Windows dan Office saja, tetapi juga mengerti akan manfaat dan kegunaan teknologi Cloud sebagai media layanan yang dapat digunakan sehari-hari.

Dari sisi administrasi dan manajemen pendidikan, layanan Google Apps for Education akan mendukung implementasi paperless office/school, kolaborasi antar guru dan pimpinan sekolah, yayasan, sekaligus sebagai media komunikasi dan publikasi yang handal.

Semua aplikasi layanan Google Apps for Education ini sudah tersedia aplikasi Android-nya di Google Play, dapat diinstal dan diakses dengan perangkat Smartphone dengan sistem operasi Android.

Referensi:

  • Google Apps for Education. https://www.google.co.id/edu/
  • Office 365 di dunia pendidikan. https://products.office.com/id-id/student/office-in-education